Lync es una magnífica herramienta
de Microsoft que nos ofrece la
posibilidad de comunicarnos con personas que estén en cualquier lugar del
mundo.
El pasado Lunes tuve la
oportunidad de organizar una reunión con un nuevo cliente, y mi experiencia fue
sensacional, poder poner en práctica este instrumento con una persona que no
tenía instalado el software en su PC.
Además Microsoft Lync, también
nos ofrece muchas más opciones, como es compartir nuestro escritorio con los
demás invitados de la reunión, grabar las reuniones, pizarra, etc. Estos temas
los trataré en un próximo artículo. En este momento quiero centraros en el
procedimiento que hay que seguir para programar una reunión a través de Lync
con un cliente que no dispone del software. Seguidamente lo expongo:
Debemos de iniciar el Microsoft Outlook, hacemos clic en el
botón Inicio, visible en la barra de
tareas y, a continuación, hacemos clic en el desplegable de Nuevos Elementos para luego seleccionar la opción de Reunión de Lync.
A continuación se abrirá una
ventana donde podremos confeccionar el
perfil de la reunión.
En la barra Para…. agregaremos
uno a uno el correo electrónico de las personas que queremos invitar a la
reunión y especificaremos el asunto de la misma, a continuación seleccionaremos
la fecha y la hora.
En el cuadro y justo por encima
de la línea expondremos la agenda de la reunión asegurándonos de no cambiar la
información que aparece debajo. Dicha información es un vínculo que se envía a la
persona o personas con la que queremos programar la reunión.
Dicho vínculo nos da la opción de
reunirnos de dos formas diferentes. La primera
es a través de WEB y la segunda es instalando unos ejecutables en el PC del
cliente/s.
El vínculo que genera de manera
automática Lync es para que el cliente/s se instale los ejecutables, de tal
manera que disponga del Microsoft Lync de “forma temporal”, solo para dicha
reunión.
Si al vínculo generado por Lync le añadimos las siglas
?SL=1 esto significa que al cliente/s que le enviamos el vínculo le llegará vía Web,
éste podrá acceder a dicha reunión a través del explorador. La forma de cambiar
dicho vínculo se puede ver en la siguiente imagen. Si nos posicionamos sobre el
vínculo y pulsamos botón derecho del ratón, nos da la opción Modificar
hipervínculo, y por último añadiremos al final de la Dirección… las siglas antes relatadas.
Cuando esté todo confeccionado le
daremos a la opción de Enviar, de tal
manera que al cliente le llegará la reunión y todo lo relacionado con ésta a
través de un correo electrónico.
Llegado el momento de la reunión,
el cliente solo tendrá que abrir su
correo electrónico y hacer clic en el vínculo que se denomina “Unirse a la
reunión de Lync”, en dicho momento se abrirá una aplicación denominada Lync Web
App, que es una versión más ligera de la sala de reuniones de Lync, y ofrece la
mayoría de las opciones disponibles.
Después de todo este desarrollo que os expongo solo me
queda ¡¡ANIMAROS A PROBARLO!!
Artículo escrito por Sara Romero, Consultora de Gestión y Finanzas 365.
